Cómo configuro el cambio de año

Arrastrar las vacaciones de un año a otro y asignar los nuevos días de vacaciones es sencillo si todo está bien configurado

Cambiar de ejercicio implica asignar los nuevos días de vacaciones que los empleados tienen para disfrutar según convenio y gestionar los días pendientes del último año.

Woffu lo hace de forma automática, pero para que todo se haga correctamente, es preciso asegurarse de que cada convenio está bien configurado.

Estos cambios y/o comprobaciones puedes gestionarlas en el convenio que puedes encontrar en la pestaña Configuración

Haz clic en el lápiz para acceder. Aquí puedes indicar la fecha de caducidad de las vacaciones que se arrastran de un año a otro y la fecha de cierre de ejercicio, así como los días de vacaciones que tienen para disfrutar según convenio.

Te explico como prepararte para el cambio de año.

  1. Señala la fecha de cierre de ejercicio. Es decir, cuando finaliza el año. Al día siguiente de esta fecha, Woffu asignará los nuevos días de vacaciones a cada empleado de forma automática. A partir de esta fecha, empieza el nuevo período de devengo de vacaciones.
  2. Marca los días de vacaciones en el convenio.  Estos días serán los que Woffu asigne para el nuevo año. Modificarlo ahora, no modificará todas las asignaciones anteriores, sólo afectará a las futuras. Es importante que se reflejen los días que los empleados tendrán para disfrutar, puesto que éstos días serán los que se asignen y una vez asignados, sólo podrá editarse individualmente. Esta asignación afectará a todos los empleados indefinidos, es decir, los que no tengan una fecha fin en su perfil. En los perfiles que la fecha de finalización del contrato está indicada, al ser temporales ya tienen su totalidad de días asignados para el período contratado.
  3. Indica la fecha de caducidad de las vacaciones. Por ejemplo, 31/1/2019. Esto quiere decir que los días de vacaciones que tengan disponibles los empleados a final de año, se arrastrarán al año siguiente y se dejarán disfrutar hasta la fecha indicada. Si un empleado tiene a final de año 5 días disponibles, el 1 de enero, se arrastrarán estos días y se dejarán disfrutar hasta el 31 de enero. Llegada esta fecha, Woffu comprobará si se han disfrutado estos 5 días. En caso afirmativo, todo está bien, en caso contrario, Woffu hará una asignación negativa automática en el perfil del empleado caducando los días que correspondan. Estos días que se traspasan, podrás verlos en el perfil de cada empleado en Sus asignaciones de vacaciones con el concepto Ajuste año anterior para que tengas claro el origen de estos días. Cuando caduquen y sea necesario restarlos en el perfil del empleado, podrás verlo con el concepto Vacaciones caducadas

La última opción para indicar la fecha límite de disfrute de las vacaciones te la explico aquí. 

Una vez configurado, te explico que pasará con un ejemplo:

El 1 de enero (un día después de la fecha de cierre de ejercicio) Woffu asignará de forma automática los días indicados en el convenio a cada empleado. Arrastrará los días que todavía tenían disponibles, por ejemplo, 4. De esta forma, Gersom el día 1 de enero dispondrá de 24 días (20 nuevos y 4 del año pasado). 

Estos 4 que se han arrastrado de un año a otro, podrá disfrutarlos hasta el 31/01/2019. En caso que no lo haga, se caducarán automáticamente los días correspondientes con una asignación negativa que podrás ver en su perfil. 

Si el dato de días es negativo, porque el empleado ha solicitado más de lo que corresponde, también lo arrastrará y se los restará de los nuevos días asignados.

Si tienes indicado que la fecha límite de disfrute de las vacaciones es la fecha de cierre de ejercicio, los días solicitados para el año siguiente, no se han restado todavía, puedes ver la cantidad en el perfil de cada empleado.

En este caso, estos 4 días se restarán también en el momento del cambio de ejercicio. 

Como ves, ajustando las diferentes fechas y los días de vacaciones del convenio, en el cambio de año no perderás ni un segundo, Woffu lo hará por ti.

Por otro lado, si en vuestra cuenta disponéis de otras bolsas, tendrás que revisar si quieres que éstos saldos se renueven automáticamente o no. 

Para ello, debes de ir a Configuración > Convenio > Motivo de ausencia de la bolsa, y activar la opción de 'Auto renovable'. Entonces, si por ejemplo los empleados de ese convenio disponen 8 horas de asuntos propios que actualizan cada año, después de clicar la opción de 'Auto renovable' se les asignarán automáticamente estas horas de nuevo a todos los empleados al cambiar de año.

Esta opción también te podrá servir si dispones de convenios con empleados que se encuentran en latinoamérica y que por lo tanto no se les debe asignar vacaciones automáticamente con el cambio de año. En este caso, deberás modificar la configuración de las vacaciones indicando que ése motivo no es 'Auto renovable'. 

Por último, solo faltará revisar los calendarios, ya que Woffu cada año actualiza los festivos nacionales y autonómicos y locales de Barcelona y Madrid, por lo tanto deberás comprobar que coinciden con los festivos que celebráis en la empresa y, si es necesario, añadir, editar o eliminar los que consideres. 

En este artículo te cuento un poco más sobre cómo configurar los festivos de una localidad.

Una vez ajustado el calendario y el convenio... ¡solo queda disfrutar de la fiesta de fin de año!

 


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