Cómo funciona documentos

Organiza la distribución de documentos de Recursos Humanos con tu equipo

El módulo de gestión documental te permite centralizar la información y facilitar la gestión de archivos entre Recursos Humanos y los empleados.

Puedes publicar y distribuir documentos con los empleados en un entorno cloud y totalmente seguro. Los convenios, las políticas de la compañía, las nóminas… cualquier documento que desde Recursos Humanos quieras compartir con el equipo puede distribuirse a través de los Documentos de Woffu.

¿Cómo funciona?

Localiza la pestaña Documentos, donde, como administrador, puedes ver los documentos corporativos, los documentos de los empleados y tus propios documentos como trabajador/a.

En los documentos corporativos puedes colgar ficheros (en cualquier formato) y posteriormente categorizarlos con etiquetas y compartirlos con los usuarios de Woffu haciendo la gestión documental de RRHH mucho más fácil.

Una vez subido el fichero, tienes varias opciones: Abrir, Descargar, Compartir, Asignar etiqueta y Eliminar. Simplemente con hacer clic encima del documento puedes ver este desplegable de alternativas. 

Si quieres compartir este archivo, puedes hacerlo con una persona en concreto y/o con un departamento y/o con un determinado cargo, de esta forma, lo verán en su perfil personal de forma inmediata:

Cuando compartes algo con un empleado, éste recibe una notificación vía e-mail conforme tiene un nuevo documento compartido y el enlace para poder consultarlo.

Los archivos también pueden categorizarse por etiquetas para tenerlo todo bien organizado y aplicar estos filtros para búsquedas posteriores. Los archivos se agrupan según etiquetas asignadas. Si un documento tiene varias etiquetas, aparecerá en cada agrupación. Por ejemplo, si hemos asignado las etiquetas 'nóminas' y '2018', este archivo aparecerá en ambas agrupaciones de etiquetas.

Eliminar el documento implica borrarlo de la cuenta de la empresa y también de todos los usuarios a los que se ha compartido. Una vez descartado, no habrá forma de recuperarlo.

En los documentos de los empleados puedes ver los ficheros que le has compartido y los subidos por ellos mismos.

‘Documentos visibles por 'Victoria Molano’ son los documentos que has compartido con Victoria o que ella misma ha subido a la herramienta.

‘Documentos visibles por el administrador’ son los archivos que has subido a su perfil, pero que todavía Victoria no puede ver. Cuando quieras compartir este documento con ella, simplemente clica encima y elige la opción ‘Hacer visible’.

A estos documentos tienen acceso únicamente el/los administrador/es de recursos humanos y el propio empleado, desde un entorno totalmente seguro, accesible en cualquier momento desde cualquier dispositivo y lugar.

¿A qué esperas para distribuir de forma fácil y ágil estos documentos? Ahorra tiempo y mejora la comunicación con el equipo ;-)


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