Control de presencia y control horario

Descubre las formas de gestionar la presencia para justificar las horas trabajadas de cada empleado

En Woffu existen dos formas de gestionar la presencia para poder justificar las horas de cada trabajador.

  1. La primera se basa en asignar un horario predefinido a cada trabajador que una vez al mes podrá ir confirmando y que puede modificar en cualquier caso.
  2. La segunda va un paso más allá y permite el fichaje, es decir que se puede registrar la hora exacta de entrada como la de salida incluyendo los descansos intermedios. De esta forma se obtiene la diferencia entre la jornada laboral teórica y la real y se sabe en todo momento cual es la situación real de cada trabajador que podrá ir compensando las horas.

Finalmente, toda la información es fácilmente exportable a los informes de presencia que sin duda mejorarán la eficiencia empresarial.

Para poder registrar esto primero, haz unos ajustes en tu cuenta de Woffu:

1.Permitir el registro de horas trabajadas

En la pestaña de Configuración activa el sistema de registro de horas trabajadas.

De esta forma, en tu menú de administrador se habilitará la pestaña Fichajes donde puedes controlar las horas trabajadas de todos los empleados dados de alta en Woffu. 

El panel del responsable también tendrá esta pestaña habilitada con las horas trabajadas de la gente que está a su cargo, para pueda comprobar que todo es correcto.

Por último, el empleado tendrá habilitada Mi presencia donde podrá ir comprobando las horas trabajadas cada día, añadiendo observaciones o modificaciones que posteriormente deben validarse y confirmar el horario.

2.Configurar los horarios

En la pestaña de Configuración crea los horarios que necesites, pudiendo indicar en cada uno de ellos diferentes períodos (horario de jornada completa, media jornada, reducciones, etc).

Dentro de un horario, se pueden crear diferentes periodos. El primer periodo, es el periodo que va desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre. Si dentro del año natural, hay periodos en los que el horario es diferente al periodo principal, como por ejemplo, la jornada intensiva de verano, añade un nuevo periodo, determinando la fecha de inicio y la fecha de fin dentro del año, y establece de nuevo la hora de entrada y de salida de ese periodo distinto al resto del año.

 

3.Asignar horarios a departamentos o empleados

Estos horarios puedes asignarlos tanto a departamentos como a empleados individualmente, para que sea totalmente funcional.

Para asignarlos a departamentos y que todas estas personas que pertenecen a este departamento se rijan por este horario accede a la pestaña Configuración y a Empresa. En el lápiz al lado del nombre del departamento puedes ver un desplegable para poder asignar el horario.

También puedes asignar a un empleado individualmente un horario, para ello, desde la pestaña Equipo accede a su perfil y en el apartado Sus datos personales indica el horario por el que debe regirse.

Una vez definidos los horarios, existen dos formas de gestionar la presencia para poder justificar las horas de cada empleado.

  • Horario predefinido: Se basa en seguir este horario predeterminado que el empleado va a ir confirmando. Woffu automáticamente proporcionará las horas trabajadas mes a mes por empleado en base al horario establecido. De esta manera se coteja lo que dice la empresa y el trabajador.

En este registro, se tendrán en cuenta los días festivos, las solicitudes de vacaciones o ausencias que ha hecho el empleado, así como, las solicitudes de horas extra o de ausencia. Él/ella en la pestaña de Mi presencia podrá consultar las horas trabajadas, hacer modificaciones que posteriormente tienen que ser validadas y confirmar este informe.

  • Fichaje: La segunda es aún si cabe más perfecta que la primera, dado que, reemplaza el horario teórico por el horario real puesto que se añade el botón Fichaje que calcula las horas trabajadas exactas de cada trabajador. Se tiene la opción de Entrar Salir durante el día incluyendo los descansos intermedios. Dicha opción se puede incluir únicamente en los departamentos o equipos que se requiera. El fichaje puede hacerse vía digital o a través de dispositivos biométricos perfectamente integrados con Woffu. En caso de ser un fichaje digital, se geolocaliza el clic para saber en que lugar están entrando o saliendo los empleados. Además, en caso de IP fija puede bloquearse para que los empleados fichen cuando estén conectados a esta IP. Se pueden configurar diferentes centros de trabajo con diferentes IP.

Para activar esta opción de fichaje en la pestaña Configuración donde has activado el registro de horas, también puedes activar esta opción. Al activarlo se activa para toda la empresa, pero puedes configurar que sólo fichen determinados departamentos. Para poder configurarlo así, en la pestaña Configuración-Empresa en la edición de cada departamento tienes la opción de permitir o no el fichaje.

Los empleados tendrán habilitada en la pestaña de Mi presencia la opción del fichaje, así como el reporte de sus horas trabajadas.

Tanto si la empresa se rige por el horario teórico como por el sistema de fichaje, cada mes los empleados, desde este apartado de Mi presencia pueden confirmar el horario.

Recursos Humanos, desde el apartado Fichajes lo que obtiene es un informe de las horas de cada empleado trabajadas cada día y confirmadas por ellos mismos.

Además, en la pestaña de Informes encontrarás el informe de presencia, para poder obtener el horario de cada empleado con la posibilidad de compartirlo o exportarlo a excel y poder imprimirlo y además, permite planificar puesto que se puede obtener mediante los filtros los empleados que estarán presentes un día determinado. El informe de presencia mensual permite en tan sólo un vistazo, saber los informes confirmados de los empleados y los que están pendientes.


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