Excel de importación masiva

Qué hay que tener en cuenta para una configuración perfecta

¡Bienvenido a Woffu! 

Ahora que ya estás dispuesto a empezar veamos cómo puedes configurar tu cuenta, en apenas unos días todo puede estar funcionando.

Woffu es un Software que gestiona los recursos humanos y para poder gestionarlo todo rápidamente es importante que tengamos la cuenta bien configurada y los empleados bien ordenados.

Para empezar, debes indicar los email para la organización de la empresa: 

  • Email corporativo o personal del usuario: Identificador del usuario para acceder a Woffu. Sin acentos ni eñes. En caso de no tener email, indicar uno inventado, no puede haber ninguno repetido.
  • Email responsable: Email del manager directo responsable de aceptar o rechazar las solicitudes de cada empleado. En caso de no especificar el responsable será el administrador de la cuenta. El email del responsable debe ser de un usuario existente en este excel o en la cuenta.
  • Email supervisor: Sólo en caso de doble validación de solicitudes. Email del usuario que valida obligatoriamente las solicitudes después de la primera aceptación del responsable. Para más información sobre la doble validación, puedes ver este enlace.

También, deberás de pensar en cómo está organizada la empresa y en cuál será la mejor manera de separar a los empleados. Para ello recuerda que se pueden clasificar en: 

  • Cargo del empleado dentro de la empresa. Aquí los claros ejemplos serían: Administrativo, BDM, Contable, Comercial, Director… 
  • Departamento al que pertenece el empleado. Ejemplo: Customer Service, IT, RRHH, Administración, Ventas...
  • Centro de trabajo. En la empresa pueden existir diferentes centros de trabajo, podrás clasificar a los empleados en función del centro en el que pertenecen. 

La clasificación de los empleados por departamento, cargo, centro y habilidades te permitirá utilizar las diferentes funcionalidades de Woffu y aplicarlas masivamente a los empleados según la organización que consideres. 

Como por ejemplo: crear una regla de presencia mínima a todos los empleados del departamento de Administración, asignar un día de vacaciones a todos los comerciales, ver en el calendario a los empleados que tengan la habilidad de ‘Inglés’, ver en el calendario a los empleados del centro ‘Oficina Barcelona’. 

Una vez ha quedado claro cómo se pueden clasificar a los empleados, tendrás que tener en cuenta un nuevo aspecto que podrá influir en la clasificación. Se trata de las habilidades, aquí podrás ver qué son y para qué sirven. Es muy recomendable que las uséis para tener un control real de todo el equipo. 

Otros datos muy importantes son los siguientes: 

  • Fecha inicio: Fecha de incorporación del empleado en la empresa. Woffu prorratea los días de vacaciones de los usuarios nuevos de este año según la fecha de inicio y los días que indica el convenio. En caso de no asignar nada, Woffu pondrá la fecha de alta en la herramienta y los cálculos de días de devengo no serán correctos. En caso de ser anterior al 1 de enero y no querer reflejar la fecha real aquí, aconsejamos poner 01/01/aaaa.
  • Fecha fin: En caso de ser empleados temporales. Más información.  

Seguidamente tendrás que definir los horarios, calendarios y convenios. Primero hay que tener en cuenta qué es cada apartado:

  • Calendario: Nos referimos al calendario laboral del empleado, es decir, la población por la que debe de regirse Woffu para definir los festivos estatales y autónomicos de los empleados en función de su código postal. En el caso de que los empleados disfruten de los festivos locales y no pertenezcan ni a Barcelona ni Madrid, deberás de introducir estos dos festivos manualmente. 
  • Convenio: Define los diferentes ajustes que afectan a la contabilización de las vacaciones de los empleados, así como los diferentes motivos de ausencia y presencia que podrán solicitar los empleados. 
  • Horario: El horario define las horas de entrada y de salida de los empleados, así como los días festivos semanales que tendrá cada empleado. Es importante definir este apartado claramente porque los festivos semanales será lo que determinará el número de vacaciones que le corresponde a un período concreto. 

Una vez sepas qué calendarios, convenios y horarios apliquen en la empresa, deberás indicarlo en el Excel. En cada fila deberás de introducir el nombre exacto de cada apartado que tendrá ese empleado. 

Por ejemplo, en la fila de un empleado podría tener: Calendario: Barcelona, Convenio: Oficinas y despachos y Horario: General oficina. 

Finalmente, te faltará indicar el saldo de días disponibles de vacaciones de los empleados. Puedes hacerlo de dos maneras: 

- Indicar el saldo que tienen disponible actualmente en el día de hoy. 

- Indicar el saldo que tenían los usuarios a día 1 de enero de este año y luego hacer las solicitudes de vacaciones de todo el año ya notificadas por parte de los empleados. 

Esta última opción es la que más recomendamos ya que te permitirá tener el calendario de ausencias actualizado con toda la información, tener el dato de los días acumulados correcto y finalmente tener un histórico e informes completos. 

Por último, nos quedará tener en cuenta los siguientes aspectos:

  • Que los emails no contienen ni acento ni eñes ni ç
  • Que si los días de vacaciones disponibles tienen decimales, están indicados con un . y no una ,
  • Que la columna fecha de incorporación, tiene formato fecha en el Excel.
  • Las columnas obligatorias a rellenar son nombre y email y cada user tiene que tener su propio email, no puede haber dos personas utilizando el mismo email. Woffu lo entenderá como una persona y sólo cargará una.
  • Los calendarios, convenios y horarios indicados en el Excel deben tener exactamente el mismo nombre que en Woffu, donde deben de crearse previamente. Para los departamentos y cargos se crearán automáticamente, no hay que crearlos antes en la herramienta.
  • Si hay empleados que no tienen responsable, Woffu les pondrá como responsable el admin principal de la cuenta. A veces hay usuarios que no tienen responsable porque son ellos mismos, se deberá indicar el correo del administrador principal y luego cambiar el dato desde el propio perfil de ese empleado.
  • Los empleados que no tengan email puede inventarse, la única diferencia es que no recibirán los correos con las notificaciones.

Con esto tu fichero Excel para la carga masiva estará listo para importar a todos los usuarios y poder disfrutar de Woffu cuanto antes.


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